Digitale Raumschilder mit Outlook- & Exchange-Anbindung

Was genau ist ein digitales Raumschild?

Ein elektronisches Raumschild besteht in der Regel aus:

• einem Display (z. B. E-Ink, LCD oder LED),
• einer Netzwerkanbindung (WLAN, LAN, Funk),
• und einer Verwaltungssoftware, über die Inhalte automatisch oder manuell eingespielt werden.

Es wird an Büro-, Konferenz- oder Klassenzimmertüren angebracht und zeigt relevante Informationen an – oft in Echtzeit, synchron mit Kalendersystemen wie Outlook oder Google Kalender.

Was zeigt ein digitales Raumschild an?

Beispiele für Inhalte:

• Raumbelegungen (z. B. „Besprechung – 10:00–11:00 Uhr“)
• Namen von Mitarbeitenden oder Besuchern
• Veranstaltungen oder Schulungen
• Hinweise wie „Nicht stören“ oder „Raum gesperrt“
• Farbige Kennzeichnung am Rahmen – rot (Raum belegt) – grün (Raum frei)

Wie funktioniert es?

Das Schild ist mit einer Software verbunden (CMS oder Raumbuchungssystem) und aktualisiert seine Anzeige automatisch:

• Per WLAN oder LAN
• Manuell oder automatisiert
• Per Touch am Display oder interaktiven Funktionen

1. Automatische Synchronisierung mit Outlook & Exchange

Raumbelegungen aktualisieren sich automatisch – ohne manuelles Zutun.
Änderung im Kalender → sofortige Änderung auf dem Display.

2. Schluss mit Doppelbuchungen & Konflikten

Digitale Raumschilder zeigen in Echtzeit an, ob ein Raum frei, belegt oder gleich reserviert ist.
Konflikte entstehen so gar nicht erst.

3. Professionelle Raumorganisation am Eingang

Mit klaren Layouts und Corporate Design wird sofort sichtbar:
Wer trifft sich? Wie lange? Was kommt als Nächstes?

4. Weniger Aufwand für Assistenz & Empfang

Keine Ausdrucke, keine Türanhänger, keine manuelle Aktualisierung.
Alle Änderungen kommen automatisiert aus Outlook oder Google Kalender.

5. Perfekt für flexible Arbeitswelten

Ideal für Hybrid Work, Desk-Sharing und wechselnde Besprechungsräume.
Teams sehen sofort, wo Platz ist.

6. Erweiterbar zum kompletten Raumbuchungssystem

Mit Display Star® lassen sich Raumschilder zu einem vollwertigen Raumbuchungssystem ausbauen – inklusive Ad-hoc-Buchung direkt am Display.

7. Bessere Orientierung für Mitarbeitende & Besuchende

Digitale Raumanzeigen machen Meetingräume leichter auffindbar und verbessern die interne Wegleitung – besonders in größeren Gebäuden.

8. Einheitliches, modernes Erscheinungsbild

Hochwertige Displays, klare Farben und ein konsistentes Design vermitteln Professionalität und Modernität.

9. Hohe Betriebssicherheit & Echtzeitdaten

Alle Daten stammen direkt aus Kalendersystemen wie Outlook, Exchange, Office 365, Google Kalender oder IBM Notes – zuverlässig, sicher und stabil.

10. Spart Zeit, Kosten und Papier

Keine Zettelwirtschaft, kein Austausch gedruckter Aushänge.
Ressourcen werden reduziert, Prozesse werden smarter.

1. Planung

In der Planungsphase analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die bestehende Infrastruktur und ermitteln die optimalen Displaymodelle für Ihren individuellen Anwendungszweck. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie nur zwei Türschilder benötigen oder ein umfassendes System mit mehreren Tausend Displays für eine oder mehrere Filialen einführen möchten – wir finden die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie hierzu gerne unsere Experten.

Nach Abschluss der Planungsphase und Ihrer Entscheidung für ein System beginnt die Umsetzung.

2. Beschaffung

In dieser Phase kümmern wir uns um die Bereitstellung der in der Planungsphase definierten Hardware und Software. Als Full-Service-Dienstleister übernehmen wir die gesamte Beschaffung und stellen das System gemäß Ihren Anforderungen betriebsbereit zusammen.

Um höchste Qualität zu gewährleisten, führen wir interne Tests durch. So stellen wir sicher, dass alle elektronischen Türschilder vor der Auslieferung einwandfrei funktionieren und sich nahtlos in Ihre IT-Infrastruktur integrieren lassen.

3. Montage

Auf Wunsch übernehmen wir auch die fachgerechte Montage der Displays. Dazu gehört sowohl die Verlegung von Kabeln als auch die sichere Befestigung und der Anschluss an Ihr Computernetzwerk.

Unsere spezialisierten Fachkräfte installieren die Geräte professionell und sorgen für eine reibungslose Kommunikation mit Ihrem System. Falls Ihre IT-Abteilung involviert ist, arbeiten unsere Monteure eng mit Ihren IT-Experten zusammen, um die Integration schnell und effizient umzusetzen.

4. Einrichtung

Nach der Montage folgt die Einrichtung der Software. Gerne übernehmen wir diesen Schritt für Sie. Alternativ können Sie mit unserer Display Star® – Softwarelösung die Konfiguration und den Betrieb auch selbst steuern.

Unser Service ist flexibel: Wir unterstützen Sie bei der Gestaltung der Anzeigelayouts – entweder in Zusammenarbeit mit Ihrer Marketing- oder Grafikabteilung oder durch eine vollständige Layout-Erstellung durch unser Team.

Auch nach der Inbetriebnahme stehen wir Ihnen mit unserem Support bei Fragen oder technischen Herausforderungen jederzeit zur Verfügung.

Ob Termine, Logos, Videos oder Raumstatus: Inhalte werden modern und CI-konform angezeigt – auch bei Sonneneinstrahlung. Touchfunktion, Fernzugriff und Anbindung an Outlook, Exchange, Google & Co. sorgen für maximale Effizienz. Wählbar in verschiedenen Größen, Materialien und Systemen – für jede Umgebung die passende Lösung.

Funktionen und Features von Raumschildern in Detail:

• Design in Ihrer Corporate Identity
• Farbanzeige
• Inhalte: Termine, Uhr, Bilder, Videos, Unternehmenslogo
• Fallback-Anzeige, wenn kein Raum gebucht
• Splitted Screen
• Fernzugriff
• Touch Funktion: U. a. Raumbelegung, Verlängern und Beenden
• Sprachausgabe
• Gateway
• Auch bei Sonneneinstrahlung lesbar
• Halterung: Aufputz / Unterputz Glas
• Material: Metallfront oder Kunststofffront
• Verbindung: Bluetooth, Lan oder Wlan
• Größe: 4,2“ bis 15“
• Systeme: ePaper, Android oder Windows
• Stromversorgung per Batterie, PoE+ oder Netzteil
• Anbindung an Kalendersysteme wie Outlook, Exchange, Google Calender, IBM Notes (HCL Notes, Lotus Notes) und Office 365

Die Kosten für ein LED Raumschild lassen sich nicht pauschal beziffern, da sie stark von den jeweiligen Gegebenheiten, dem Projektrahmen und dem gewünschten Funktionsumfang abhängen. Unterschiedliche Einsatzorte – etwa in Unternehmen, Bildungseinrichtungen oder im Gesundheitswesen – stellen ganz unterschiedliche Anforderungen an Technik, Integration und Bedienbarkeit.

Entscheidend für den Preis sind unter anderem:

• die Art des Displays (z. B. E-Ink vs. LCD, mit oder ohne Touchfunktion),
• die Stromversorgung (Batteriebetrieb, PoE oder Netzanschluss),
• die Netzwerkanbindung (WLAN, LAN, Funk) und
• die gewünschte Anbindung an bestehende Systeme wie Outlook oder Google Kalender.

Auch Faktoren wie Anzahl der Geräte, der Installationsaufwand vor Ort sowie individuelle Anforderungen an Design, Benutzerrechte oder Software-Funktionen wirken sich auf den Gesamtumfang aus.

Deshalb empfiehlt sich eine individuelle Beratung zu vereinbaren. Erst wenn klar ist, wie und wo das Türschild eingesetzt wird, lässt sich eine fundierte Aussage zu den Gesamtkosten treffen.

Digitale Raumschilder funktionieren mithilfe einer Kombination aus Displaytechnik, Vernetzung und einer zentralen Steuerungssoftware. Sie zeigen automatisch Informationen wie Raumbelegungen, Termine oder Namen an und lassen sich flexibel aktualisieren – meist in Echtzeit.

So funktioniert ein LED Türschild – Schritt für Schritt:

1. Displaytechnologie

• Verwendet werden meist E-Ink-Displays (energieeffizient, gut ablesbar) oder LCD/LED-Displays (für mehrfarbige, dynamische Inhalte).
• Touch-Funktion oder Hintergrundbeleuchtung optional.

2. Netzwerkanbindung

• Die Türschilder sind über WLAN, LAN oder Funk (z. B. Bluetooth) mit dem Internet oder Intranet verbunden.
• So empfangen sie aktuelle Daten, z. B. aus einem Raumverwaltungssystem oder Kalender (Outlook, Google, Exchange).

3. Content-Management-System (CMS)

• Die Inhalte werden zentral über eine Software wie Display Star® oder Room Star oder Weboberfläche verwaltet.
• Änderungen an Raumbelegungen, Besprechungen oder Namen werden automatisch an das Türschild übertragen.

4. Automatische Aktualisierung

• Je nach System werden Inhalte zeitgesteuert oder bei Ereignissen aktualisiert (z. B. bei Buchung eines Konferenzraums).
• Manche Systeme synchronisieren sich mit Raumbuchungssoftware oder Kalendersystemen.

5. Stromversorgung

Je nach Modell:

• Mit Batterie (meist E-Ink, hält Monate bis Jahre)
• Über Netzteil (z. B. USB oder Steckdose)
• PoE (Power over Ethernet): Daten und Strom über ein Kabel

Die Installation digitaler Türschilder ist in der Regel unkompliziert und hängt vom Gerätetyp, der Stromversorgung und der Netzwerkanbindung ab. Hier finden Sie einen Überblick darüber, wie digitale Türschilder installiert werden – technisch und organisatorisch:

1. Montage vor Ort

Digitale Türschilder werden meist direkt an der Wand, an Türen oder neben dem Türrahmen montiert.Varianten:

• Klebemontage (bei leichten Modellen, z. B. E-Ink-Schildern)
• Schraub- oder Dübelmontage (dauerhafter, für schwerere Geräte)
• Glashalterungen (für Glastüren oder moderne Architektur)

2. Stromversorgung

Akkubetrieb / Batterie

• Besonders bei E-Ink-Türschildern
• Laufzeit oft mehrere Monate oder Jahre
• Kein Stromanschluss nötig ⇒ kabellose, einfache Montage

Stromanschluss (z. B. USB oder Netzteil)

• Häufig bei LCD-/Touch-Displays
• Anschluss an Steckdose oder über Kabelkanal

PoE (Power over Ethernet)

• Ein einziges LAN-Kabel liefert Strom + Daten
• Professionelle Lösung für Neubauten oder Netzwerkintegration

3. Netzwerkanbindung

• WLAN: Häufigste Variante bei Nachrüstung
• LAN (Ethernet): Stabiler, ideal bei PoE
• Funk (z. B. Zigbee, Bluetooth): Energiesparend, besonders bei batteriebetriebenen Modellen

4. Einrichtung / Konfiguration

• Verbindung zur Verwaltungssoftware (CMS) oder zum Kalendersystem
• Je nach Anbieter: Web-Login, App oder zentrale Administrationsoberfläche
• Einrichtung erfolgt meist über einen QR-Code, Setup-Link oder USB-Schnittstelle

5. Synchronisation mit Systemen (optional)

• Integration in Microsoft Outlook / Exchange, Google Workspace, Raumbuchungssysteme etc.
• Automatische Übernahme von Raumbelegungen, Veranstaltungen, Namen oder Statusanzeigen

Integration mit Outlook, Exchange & Google Kalender – so funktioniert’s:

1. Verbindung zur Kalenderquelle

Die Türschild-Software (CMS) verbindet sich mit deinem bestehenden Kalendersystem, z. B.:

• Microsoft Outlook / Exchange (On-Prem oder 365)
• Google Kalender / Google Workspace
• iCal-kompatible Kalender
• Weitere Buchungssysteme

2. Automatische Synchronisation

• Die Raumbelegungen werden automatisch übernommen
• Auf dem Türschild erscheinen z. B.:
  • Meetingtitel („Strategiemeeting“)
  • Zeitangabe („09:00–10:30 Uhr“)
  • Veranstalter oder Teilnehmernamen

3. Live-Updates & Zeitsteuerung

• Bei Kalenderänderungen wird das Türschild in Echtzeit oder in Intervallen aktualisiert
• Auch zukünftige Buchungen oder Freizeiten können angezeigt werden

Vorteile der Kalenderintegration

• Kein doppelter Pflegeaufwand – alles läuft über den gewohnten Kalender
• Fehlbelegungen werden vermieden, da Infos live synchronisiert werden
• Benutzerfreundlich – keine IT-Kenntnisse für die Bedienung nötig
• Ideal für Besprechungsräume, Klassenzimmer, Therapieräume, Sprechstunden

Voraussetzungen:

• Zugang zu deinem Kalenderdienst (API oder Login)
• Unterstütztes CMS / Türschild-System (z. B. via Microsoft Graph API oder Google API)
• Optional: Adminrechte zur Systemanbindung (bei Microsoft 365 oder Google Workspace)

Beispiel:

Sie buchen in Outlook einen Raum für ein Meeting von 14:00–15:00 Uhr.
Ohne zusätzlichen Aufwand erscheint automatisch am digitalen Türschild des Raums:
„Meeting: Projekt Kick-off – 14:00–15:00 Uhr – gebucht von M. Schmidt“

Du buchst in Outlook einen Raum für ein Meeting von 14:00–15:00 Uhr.
Ohne zusätzlichen Aufwand erscheint automatisch am digitalen Türschild des Raums:
„Meeting: Projekt Kick-off – 14:00–15:00 Uhr – gebucht von M. Schmidt“

Ja, digitale Türschilder sind in der Regel sicher, vorausgesetzt, sie sind korrekt installiert, konfiguriert und in eine geschützte IT-Infrastruktur eingebunden. Wie bei jedem vernetzten System gibt es jedoch einige Aspekte, die man beachten sollte, um ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.

Was macht digitale Türschilder sicher?

1. Verschlüsselte Datenübertragung

• Moderne Systeme nutzen HTTPS, TLS oder VPNs, um die Kommunikation zwischen Türschild, Server und Verwaltungssoftware abzusichern.
• So sind Raum- und Kalenderdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt.

2. Zugriffskontrolle & Nutzerrechte

• Verwaltung und Änderungen sind nur für autorisierte Benutzer möglich.
• Rollen- und Rechteverwaltung verhindert Missbrauch durch Unbefugte.

3. Geschützte Netzwerkintegration

• Integration in interne Netzwerke, VLANs oder über Firewalls möglich
• Kein direkter Internetzugang der Geräte notwendig, wenn lokal betrieben

4. Sichere Schnittstellen (APIs)

• Bei Integration mit Kalenderdiensten (z. B. Outlook, Google) wird meist ein Token-basiertes Verfahren (OAuth2) genutzt.
• Die Kalenderdaten sind dann nicht frei zugänglich, sondern durch definierte Zugriffsrechte abgesichert.

5. Lokale oder cloudbasierte Software mit Datenschutzkonzept

• Relevante Anbieter achten auf DSGVO-Konformität
• Lokale Serverlösungen möglich, wenn Daten nicht in die Cloud sollen

Was du beachten solltest:

• Passwortschutz für Geräte-Login und Web-Backend aktivieren
• Firmware-Updates regelmäßig einspielen
• Unnötige Netzwerkdienste deaktivieren
• Bei Cloudlösungen: auf Serverstandort und Datensicherheit achten

Digitale Raumschilder sind vielseitig einsetzbar und kommen überall dort zum Einsatz, wo Räume, Personen oder Funktionen dynamisch, professionell und aktuell beschildert werden müssen. Hier sind die wichtigsten Einsatzbereiche im Überblick:

1. Unternehmen & Büros

• Beschilderung von Besprechungs- und Konferenzräumen
• Anzeige von Raumbelegungen mit direkter Anbindung an Outlook/Exchange oder Google Kalender
• Mitarbeiter- oder Besucherinformationen an Büroräumen
• Flexibles Hot-Desking / Desk-Sharing-Management

2. Bildungseinrichtungen (Schulen, Hochschulen, Akademien)

• Beschilderung von Klassenzimmern, Hörsälen, Seminarräumen
• Anzeige von Stundenplänen, Prüfungen, Veranstaltungen
• Verwaltung von Raumbuchungen durch Lehrpersonal

3. Gesundheitswesen (Praxen, Kliniken, Therapiezentren)

• Anzeige von Arztnamen, Behandlungszeiten, Raumnummern
• Wechselschilder bei rotierenden Sprechzeiten
• Anzeige von Statusmeldungen: „Belegt“, „Nicht stören“, „Bitte eintreten“

4. Hotels & Tagungszentren

• Beschriftung von Konferenzräumen, Seminarräumen, Veranstaltungsräumen
• Anzeige von Veranstaltungstiteln, Teilnehmern, Zeitfenstern
• Integration mit Buchungssystemen oder Hotelsoftware

5. Behörden & Verwaltungen

• Türschilder für Bürgerservice, Beratungsräume, Sitzungssäle
• Live-Statusanzeige (z. B. „Termin läuft“, „Frei“, „Bitte warten“)
• Unterstützung bei Besuchermanagement

6. Wohnheime & Pflegeeinrichtungen

• Anzeige von Bewohnernamen, Pflegehinweisen oder Tagesstruktur
• Integration in Pflegeplanung oder Dienstpläne
• Anpassbare Hinweise für Angehörige oder Pflegepersonal

7. Veranstaltungs- und Kulturbereich

• Türschilder für Probenräume, Garderoben, Bühnenbereiche
• Dynamische Anzeige von Veranstaltungen, Programmpunkten, Probenzeiten

Typische Räume und Einsatzbereiche

• Besprechungsräume / Konferenzräume: Anzeige von aktuellen Meetings, Teilnehmern, Dauer, nächster Belegung.
• Seminarräume & Schulungsräume: Für Hochschulen, Weiterbildungseinrichtungen, Akademien – mit Stundenplänen und Veranstaltungsinfos.
• Büros / Flex-Desks: Besonders bei Desk-Sharing: Anzeige, ob ein Arbeitsplatz reserviert oder frei ist.
• Arztpraxen & Behandlungszimmer: Anzeige von Arztname, Patient, Behandlung oder Wartezeiten.
• Hotels & Veranstaltungsräume: Für Konferenzsäle, Banketträume oder Tagungsbereiche mit wechselnden Belegungen.
• Behörden & Verwaltungen: Für Bürgerservice, Beratungsräume, Sitzungszimmer.
• Industrie & Labore: Für Besprechungsräume in Produktionsstätten oder Sicherheitshinweise vor Zutritt.
• Co-Working-Spaces: Dynamische Belegung von Meetingräumen und Arbeitszonen.
• Schulen & Universitäten: Anzeige von Vorlesungen, Kursen, Prüfungen vor den jeweiligen Räumen.

Vorteile

• Flexible & automatische Aktualisierung (z. B. aus Outlook, Teams, Google Kalender).
• Keine Papier-Aushänge mehr.
• Bessere Transparenz über Raumbelegung.
• Teilweise auch Check-in-Funktion am Display möglich.