Durchschnittliche Wartezeit in deutschen Bürgerämtern: 30–90 Minuten (je nach Stadt und Tageszeit). + Bis zu 40 % der Beschwerden in öffentlichen Verwaltungen betreffen Wartezeiten. (Quelle: Städteumfrage Deutscher Städtetag, 2022)
Zeit zu Handeln!
Durchschnittliche Wartezeit in deutschen Bürgerämtern: 30–90 Minuten (je nach Stadt und Tageszeit).
(Quelle: Städteumfrage Deutscher Städtetag, 2022)
Bis zu 40 % der Beschwerden in öffentlichen Verwaltungen betreffen Wartezeiten.
Bis zu 20 % der verfügbaren Arbeitszeit kann durch schlechte Besucherlenkung verloren gehen.
(Schätzung basierend auf interner Verwaltungsanalytik kleinerer Kommunen)
Bis zu 1 FTE (Vollzeitkraft) allein für Empfang, Nummernvergabe & Besucherkoordination in mittelgroßen Ämtern.
Bis zu 15 % der Termine werden nicht wahrgenommen – ohne Tracking keine Reaktionsmöglichkeit.
Effizienz trifft Innovation: Wie Digitale Aufrufsysteme Ämter und Verwaltungen revolutionieren
Lange Warteschlangen, volle Warteräume und genervte Gesichter – das Bild klassischer Amtsgänge gehört dank Digitaler Aufrufsysteme zunehmend der Vergangenheit an. Immer mehr Behörden und öffentliche Einrichtungen setzen auf moderne Technologien, um den Besucherservice zu verbessern, Abläufe zu optimieren und dabei bares Geld zu sparen. Ein Paradebeispiel dafür liefert das Rathaus Bochum, das mit einem ganzheitlichen digitalen System neue Maßstäbe setzt.
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Was ist ein Digitales Aufrufsystem?
Ein Digitales Aufrufsystem ermöglicht es Bürgerinnen und Bürgern, ihre Termine online – oder alternativ am Terminal vor Ort – zu buchen. Ob Führerscheinantrag, Meldebescheinigung oder Bauantrag: Die Terminvergabe erfolgt strukturiert, zeitsparend und transparent. Sobald der Termin näher rückt, erscheint die individuelle Aufrufnummer auf großen Bildschirmen im Wartebereich – inklusive Raumangabe, QR-Code für weitere Informationen und ggf. Hinweisen zur Wegführung.
So funktioniert es im Rathaus Bochum
Mit einem Digitalen Aufrufsystem können Besucher sich eigenständig einen Termin buchen. So zum Beispiel um einen Führerschein in einer Behörde zu beantragen oder an einer Führung in einem Museum teilzunehmen. Zuerste bucht die Person online auf der Website des Anbieters oder am Schalter einen Termin. Im Anschluss wird der Termin auf den Bildschirmen als Nummer inkl. Raum und QR für weitere Infos aufgeführt. Zusätzlich kann man weitere Digital Signage Displays im Gebäude montieren, um den Besucher den Weg zum Termin zu erleichtern. Findet der Termin in einem Zimmer statt, hilft eine Beschriftung am Digitalen Türschild bei der Orientierung. Hier dargestellt am Beispiel des Rathaus Bochum.
Aufrufsystem in 4 Schritten:
Termin online oder am Schalter buchen 
Terminübersicht am Display im Gang 
Termine werden im Wartebereich aufgeführt 
Termin Daten am Türschild
👉 Vorteile für Besucher – Einfach, schnell, stressfrei
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Selbstbestimmte Terminwahl: Bürger können bequem von zuhause oder unterwegs ihren Wunschtermin buchen, Wartezeiten entfallen.
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Digitale Orientierung: Große Bildschirme und Türdisplays zeigen klar an, wann und wo der nächste Termin stattfindet.
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Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit: Moderne Systeme unterstützen mehrere Sprachen und bieten intuitive Bedienoberflächen – auch für ältere oder eingeschränkte Personen.
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Live-Updates: Verspätungen oder Verschiebungen können sofort übermittelt werden, was unnötige Wartezeiten verhindert.
🙏 Vorteile für Verwaltungen – Weniger Chaos, mehr Produktivität
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Optimierte Auslastung: Durch digitale Terminvergabe lassen sich Personalressourcen besser planen und Leerläufe vermeiden.
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Reduzierter Verwaltungsaufwand: Kein manuelles Koordinieren, keine überfüllten Warteräume – das System übernimmt die Steuerung.
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Statistische Auswertung: Besucherdaten lassen sich anonymisiert auswerten – für eine kontinuierliche Verbesserung der Dienstleistungsqualität.
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Reduzierte Papierkosten: Weniger Ausdrucke, weniger Aushänge – die Kommunikation läuft über digitale Kanäle.
„Ein digitales Aufrufsystem ist weit mehr als nur ein Nummernmonitor – es ist ein Schlüssel zur modernen, bürgernahen Verwaltung. Wir schaffen damit Transparenz, sparen wertvolle Ressourcen und steigern die Zufriedenheit auf beiden Seiten des Schalters.“
— Jan-Lukas Krohne, IT-Systemintegrator, komma,tec redaction
Wirtschaftliche Ersparnis – Digitalisierung, die sich rechnet
Die Einführung eines digitalen Aufrufsystems bedeutet zunächst eine Investition, doch die mittel- und langfristigen Einsparpotenziale sind enorm:
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Weniger Personalaufwand an der Rezeption
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Geringere Betriebskosten durch papierlose Prozesse
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Kürzere Bearbeitungszeiten führen zu höherem Durchsatz
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Weniger Beschwerden = geringerer Aufwand im Beschwerdemanagement
Beispielrechnung aus der Praxis: Ein mittelgroßes Rathaus spart jährlich bis zu 30.000 Euro durch effizientere Abläufe, reduzierten Personalbedarf im Empfangsbereich und optimierte Raumverwendung.
Mehr als nur ein Nummernsystem
Digitale Aufrufsysteme sind Teil eines größeren digitalen Wandels. Sie lassen sich mit weiteren Lösungen kombinieren:
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Digitale Türschilder: Zeigen Raumbelegungen und Termine aktuell an – auch für externe Besucher sofort verständlich.
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Digitale Wegeleitung: Displays im Gebäude führen den Besucher sicher und schnell zum Ziel – besonders wertvoll in großen Verwaltungsgebäuden.
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Integration mit Backoffice-Systemen: Die Verbindung mit Fachanwendungen wie Einwohnermeldewesen oder Führerscheinverwaltung automatisiert viele Prozessschritte.
Fazit: Der Weg zur digitalen Verwaltung beginnt beim Empfang
Das Beispiel Rathaus Bochum zeigt: Ein Digitales Aufrufsystem ist nicht nur ein technisches Gimmick, sondern ein strategisches Werkzeug zur Modernisierung des öffentlichen Dienstes. Es verbessert die Servicequalität für Bürger und entlastet gleichzeitig die Mitarbeiter – effizient, nachhaltig und zukunftssicher.
In einer Zeit, in der Bürger digitale Angebote erwarten, ist ein solches System kein Luxus mehr, sondern eine notwendige Investition in ein besseres Miteinander von Verwaltung und Gesellschaft.
Die Zukunft des Amts beginnt jetzt – digital, strukturiert und bürgernah.